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Fichier XML Genapi pour notaire : comment le générer à partir d’Excel ?

Par Tariq Dajour ·

Vous travaillez sur un dossier de mise en copropriété. Vous avez déjà transmis l’état descriptif de division (EDD) au notaire chargé du dossier, et voilà qu’il vous demande un « fichier XML Genapi ». De quoi s’agit-il ?

Ce fichier complète l’EDD : il permet de transmettre les informations de l’immeuble et de ses lots dans un format exploitable par le logiciel de l’étude notariale, évitant au notaire de les ressaisir manuellement.

Lorsqu’il est demandé, ce fichier apporte donc une véritable valeur ajoutée à votre prestation.

Voici à quoi correspond ce fichier et comment le préparer à partir d’Excel.

Genapi, iNot, XML : de quoi parle-t-on ?

Genapi désigne des solutions logicielles destinées aux études notariales, au sein du groupe Septeo. iNot est l’un des logiciels de cet environnement dans l’offre Genapi Actes.

XML est un format informatique qui permet de représenter des informations structurées. Dans notre cas, il s’agit notamment de données sur l’immeuble et ses lots : numéros, désignations, bâtiments, étages et tantièmes.

L’expression « XML Genapi » est un raccourci utilisé dans les échanges professionnels. Ici, nous parlons précisément d’un fichier destiné à alimenter une fiche immeuble dans iNot, et non de tous les fichiers XML qu’un logiciel notarial pourrait utiliser.

Le principe existe depuis longtemps : dès novembre 2010, Genapi présentait un module complémentaire à Excel destiné aux géomètres-experts, permettant de transmettre l’adresse, les références cadastrales et la liste des lots à une étude utilisant iNot.

Tous les notaires demandent-ils un fichier XML ?

Non, la demande n’est pas systématique. Certains géomètres-experts y sont régulièrement confrontés, tandis que d’autres ne l’ont jamais reçue.

Dans mon expérience, cela varie selon les dossiers et les interlocuteurs.

Pourquoi avoir créé un convertisseur gratuit ?

Lorsque je travaillais en cabinet de géomètre-expert, vers 2021, j’utilisais un ancien module Excel pour transmettre des données de copropriété aux notaires, notamment sur des dossiers de VEFA.

L’outil rendait service, mais il fallait ressaisir les informations des lots dans une feuille spécifique et respecter des conventions parfois peu naturelles pour nos tableaux de géomètres : types de lots limités, tantièmes sous forme de fractions, représentation des bâtiments et des charges.

Quand j’ai commencé à développer Géocopro en 2023, j’ai intégré une fonction d’export XML au logiciel. Je l’ai ensuite fait évoluer à partir des retours d’utilisateurs.

En juillet 2025, un géomètre-expert m’a demandé de convertir un tableau Excel en XML pour une copropriété qui n’avait pas été préparée dans Géocopro. J’ai réalisé cette conversion comme une prestation ponctuelle. Le besoin était clair : il ne voulait pas recréer tout un dossier dans un nouveau logiciel pour obtenir le fichier demandé par son notaire.

J’ai finalement choisi de rendre cette conversion accessible à tous, gratuitement, y compris aux cabinets qui n’utilisent pas Géocopro.

Comment préparer votre tableau Excel

Si l’étude vous demande un fichier destiné à l’import dans iNot, Géocopro propose un convertisseur Excel vers XML gratuit, accessible sans création de compte :

Convertisseur Excel vers XML gratuit

Commencez par télécharger le modèle Excel mis à disposition sur cette page. C’est la façon la plus simple de retrouver les en-têtes attendus.

Dans la version du convertisseur proposée en octobre 2026, trois colonnes doivent être présentes et renseignées :

  • numero : numéro du lot ;
  • designation : désignation du lot, par exemple « Appartement T3 », « Cave » ou « Parking extérieur » ;
  • milliemes-generaux : tantièmes généraux sous forme de fraction, par exemple 95/1000.

D’autres colonnes permettent de préciser le dossier : batiment, escalier, etage et milliemes-batiment. Le modèle téléchargeable est à privilégier pour conserver leur orthographe exacte.

Quelques règles méritent une attention particulière :

  • Écrivez les tantièmes avec leur dénominateur : 95/1000, et non simplement 95. La même règle s’applique aux tantièmes de bâtiment lorsque vous les renseignez.
  • Si vous indiquez un étage, utilisez un entier : 0 pour le rez-de-chaussée, 1 pour le premier étage. Une valeur textuelle comme « RDC » est refusée par le convertisseur.
  • Respectez les noms des colonnes : les variantes avec accents, majuscules ou espaces supplémentaires ne sont pas automatiquement reconnues.
  • À noter : le convertisseur déduit automatiquement une catégorie de lot à partir de mots-clés présents dans la désignation. Les catégories prévues dans iNot sont limitées ; vous n’avez pas à renseigner cette catégorie séparément dans Excel.

Le convertisseur ne vérifie pas à lui seul la cohérence des tantièmes avec l’ensemble de l’EDD. Il ne reprend pas non plus les surfaces mesurées éventuellement saisies dans Excel : le champ de surface du XML est renseigné à 0,00.

Pour le format d’échange XML accepté dans iNot, les tantièmes de bâtiment sont présentés dans une seule colonne « milliemes-batiment », même lorsque la copropriété comprend plusieurs bâtiments. Par exemple, les lots du bâtiment A et ceux du bâtiment B renseignent leurs tantièmes de bâtiment dans cette même colonne ; la colonne « batiment » permet de préciser le bâtiment auquel chaque lot appartient. Ce fonctionnement suppose qu’un lot n’ait qu’une seule répartition de tantièmes de bâtiment. Si un lot relève de plusieurs bâtiments ou de répartitions particulières de parties communes spéciales, le convertisseur ne permet pas de décrire toutes ces quotes-parts.

Générer le fichier XML en pratique

  1. Téléchargez le modèle Excel du convertisseur.
  2. Renseignez les lots, leurs désignations et les tantièmes, puis les autres informations pertinentes pour votre dossier.
  3. Importez le fichier .xlsx dans le convertisseur et lancez la génération.
  4. Si des anomalies sont signalées, corrigez les lignes et colonnes indiquées dans Excel, puis réessayez.
  5. Téléchargez le fichier XML généré.

Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez le transmettre au notaire.

La génération du fichier n’exige pas d’adresse email. Le téléchargement direct est possible ; l’envoi par email est une option distincte.

Pourquoi la conversion peut-elle échouer ?

Il faut distinguer deux situations.

  1. Le convertisseur refuse le tableau Excel. Les causes les plus souvent relevées dans les tentatives enregistrées concernent les tantièmes généraux absents ou mal présentés, les valeurs d’étage, les colonnes obligatoires et les tantièmes de bâtiment. Dans ce cas, les messages de validation indiquent les corrections à effectuer avant de relancer la génération.

  2. Le convertisseur a créé un fichier XML, mais le notaire ne parvient pas à l’importer. Il s’agit alors d’un autre problème : un XML peut être techniquement lisible sans satisfaire toutes les contraintes attendues par la version du logiciel et le flux d’import de l’étude.

Des retours de terrain ont notamment porté sur les catégories de lots, certains caractères et la présence de champs attendus. Ils ne constituent pas une spécification exhaustive ou officielle d’iNot.

Si le notaire ne parvient pas à importer le fichier, signalez-le-nous à contact@geocopro.fr, si possible avec le message d’erreur. Nous pourrons examiner la difficulté avec vous. Un fichier XML généré sans erreur ne garantit pas à lui seul son import dans iNot.

Et si votre EDD a été préparé avec Géocopro ?

Géocopro propose nativement un export XML directement depuis un dossier de mise en copropriété. L’objectif est d’éviter une ressaisie supplémentaire lorsque les données des lots sont déjà présentes dans le logiciel.

Si votre étude notariale rencontre une difficulté d’import, n’hésitez pas à nous le signaler : nous essaierons de vous aider.

Vous avez déjà votre tableau des lots ? Essayez le convertisseur Excel vers XML :

Convertisseur Excel vers XML gratuit

Sources et repères